财务报销暂行规定2016年修订

温州肯恩大学财务报销暂行规定

(2016年修订)

第一章 总则

第一条 为加强学校内部管理,规范费用报销程序,根据《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》、《高等学校会计制度》等有关财经法律、法规和会计制度的规定,结合学校实际情况,特制订本规定。

第二条 凡涉及学校日常运行费用、税费支出、人员经费、专项支出、基建支出以及其他费用支出项目的报销均按此规定执行。

第三条 本规定适用学校全体人员。

第二章 财务报销的一般规定和凭证要求

第四条 财务报销的基本要求

报销审批流程逐步从线下转为OA系统在线审批,在转换过程中,可以选择其中一种方式呈报审批人审批,不可同时使用线上、线下两种审批方式。审批完成后,报销人应将填写或打印的审批单和所有原始凭证及支持材料一起送到财务部。
(一)根据报销内容的不同,必须按要求填写相关报销审批单。如使用线下书面审批,日常经费开支报销中公务出差发生的交通费、住宿费、伙食补助和公杂费应填写表B《温州肯恩大学差旅费报销审批单》;其他事项一律填表C《温州肯恩大学通用报销审批单》。基建经费开支报销分别填写《温州肯恩大学基建账户专用差旅费审批单》,《温州肯恩大学基建账户通用审批单》。如使用OA办公系统线上(下文中简称“线上”)审批,日常经费开支报销中凡款项支付给员工或学生个人的(包括支付给个人的费用报销、个人借款核销、退款给个人等),均进入“报销-支付个人”模块填写;日常经费开支报销中款项支付给供应商的(包括支付给供应商的费用报销、预付供应商费用核销、退款给供应商等),均进入“报销-支付供应商”模块填写。基建经费开支报销根据报销内容分别进入相应模块,在“所属账套”中选择“基建”。工会、基金会等其他账户的费用报销均应选择各自对应的账套。

(三)线下报销审批单上至少要有两个人签字即经办人和经费审批人签字。线上报销应按流程审批。经办人应在原始发票上签字。涉及到单笔金额500元以上(含500元)的购置实物(如办公用品、材料、元器件、配件、低值易耗品、耐用品、图书资料、设备等)的经费报销,发票上除经办人签字外,还须有验收人签字,并注明“验收”字样;工程项目经费报销应附工程验收手续相关资料。
(四)每项开支必须有经费来源并符合规定的开支范围及标准。经费审批人按照《温州肯恩大学财务审批办法》规定进行审批,审签时须注明经费来源。
(五)对不真实、不合法的报销凭证,财务人员应拒绝受理,并向校领导报告;对报销手续不完备、记载不准确、不完整的报销凭证财务人员应予以退回,并要求按照有关规定进行更正、补充。
(六)各类原始单据一律使用蓝黑或黑墨水笔填制、签字,不得使用圆珠笔或铅笔。
(七)除零星小额结算使用现金,原则上通过银行转账的方式报销。如因特殊情况确需结算大额现金的,须提前一至两个工作日向财务部出纳人员预约。

第五条 办理各类报销业务必须取得或填制真实、合法、有效的原始凭证。经办人应对原始凭证的真实性、有效性负责。原始凭证分外来原始凭证和自制原始凭证。

第六条 外来原始凭证的要求

(一)外来原始凭证是指发票和行政事业单位资金往来结算票据(以下简称“往来票据”):发票必须印制有税务机关发票监制章,并加盖开票单位发票专用章;往来票据必须有省或市级财政部门统一印制的收据监制章并加盖财务专用章。对小规模经营者、个体工商户等确实无法开出合法票据的,可由当地税务部门代开,开出的票据必须盖有税务部门监制章并加盖开票税务机关的印章。
(二)外来原始凭证的填写要求
1.必须注明单位名称、日期、经济业务内容、数量、单价、金额、填制人等。
2.发票抬头必须为“温州肯恩大学”,不能写个人名字(交通费用、通讯费、学费、培训费票据,以及特殊情况下的住宿费可以除外)。在中国国内取得的发票或往来票据抬头必须为学校中文名称。
3.总计金额必须和数量、单价的乘积相符或和各项金额累计相加相符,大小写金额必须相符。
(三)外来原始凭证记载的各项内容均不得涂改、挖补。如凭证记载内容有错误,应当由出具单位重开或者更正,更正处应当加盖出具单位财务专用章或发票专用章;金额有错误的,应当由出具单位重开,不得在凭证上更正。
(四)原始凭证报销时,应使用“温州肯恩大学报销票据粘贴单”(见附件)按经济业务内容进行分类粘贴。
(五)外来原始票据遗失的处理办法
1.须提供原开票单位出具的加盖财务专用章或发票专用章的证明(注明单据号码、金额、业务等相关信息),或加盖原开票单位财务专用章或发票专用章的票据复印件。上述文件需本人、部门负责人签字后,再由财务部负责人批准方可作为报销凭证。
2.遗失火车、汽车、轮船、飞机票等交通凭证的一般不予报销,除非能提供证明确实购买了相关交通票据并乘坐了该交通工具。

第七条 学校自制原始凭证的要求

(一)学校自制的原始凭证为各类人员经费发放表、暂付款凭证等。
(二)自制原始凭证上各栏目内容要填写完整,大小写金额要填写无误,不得涂改;金额一经涂改该凭证无效,需重新填写。
第八条 票据的报销时限
报销凭证取得后应于2周内向财务部报销。各类票据原则上不能跨年度报销,因此,当年12月15日前取得的所有凭证必须于12月20日以前提交财务部报销;12月15日以后取得未及时报销的可在下年度1月31日之前报销。超过报销时限提交的票据不予接受。

第三章 日常运行费用的报销

第九条 差旅费的报销

(一)人员出差应事先申请,并依学校相关授权规定,经有权审批的上级领导审批。线下报销时应将表A《差旅申请单》作为附件;线上报销时应在系统中选中关联相应出差审批单号,并将系统中《差旅申请单》打印作为附件。报销差旅费须按一次一单的原则,线下报销填写表B《差旅费报销审批单》;线上报销在“报销-支付个人”模块中选择“差旅费报销”的报销类型填写。注明出差的时间、地点和事由,按相关票据的票面金额填写交通费及住宿费等,并附上按规定粘贴好的有关原始单据。如多人同时出差,应一起报销,并详细写明出差人员姓名。如与学生一同出差的,学生差旅费应与员工差旅费明细分开填列。
(二)出差时发生的除交通费、住宿费、伙食费、公杂费以外的其他费用不能附在差旅费报销单后一同报销。如在出差期间有公务接待,应在报销单中予以说明,以便正确计算伙食补贴。
(三)参加会议的差旅费报销,须依学校相关授权规定,经有权审批的上级领导审批批示同意的会议通知。
(四)差旅费报销的具体标准,详见《温州肯恩大学差旅费开支规定》。超过规定标准的费用,因情况特殊确需报销的,由经办人提交书面说明,经分管财务的校领导签字同意,可以报销。

第十条 公务接待费的报销

公务接待费用在预算额度内按学校公务接待管理规定报销。
除在学校食堂就餐外,其他公务用餐要实行刷卡消费,一次一结算,并在报销时附刷卡小票,特殊情况(商家不接受刷卡)应作出说明。接待用餐报销应附接待审批单。

第十一条 一般物料的报销

各种报销凭证上的购物名称须清楚明了,不能笼统填写“办公用品”、“文具”、“电脑配件”、“消耗品”、“日用品”等字样;购物品较多,发票无法一一写明的,须附供货单位的销货清单,清单应加盖出票单位财务专用章或发票专用章。

第十二条 车辆运行费用的报销

(一)车辆运行费用包括保险费(车船税)、年审费、燃油、保养费、维修费、洗车、路桥费、停车费、里程补贴等车辆运行相关费用。
(二)洗车费、路桥费每月由驾驶员汇总报销一次。

第十三条 校外印刷费用的报销

1000元以上(含1000元)的校外印刷费用报销时,须附印刷明细清单,清单加盖对方单位公章或财务专用章或发票专用章。

第四章 人员经费

第十四条 工资薪金的发放

(一)预算内教职工工资、津贴、奖金、各类补贴等,应按有关文件、合同和学校规定办理,每月由人力资源部编制发放(支付)清册, 经人力资源部负责人会同财务部负责人审核,由校领导审批。
(二)工资薪金的发放原则上采取银行卡发放形式,不直接发放现金。如果确需发放现金的,发放表上必须由各个领款人本人签收,原则上不得代领。
第十五条 加班费、校外人员劳务费的发放
(一)加班费由人力资源部造册,经人力资源部负责人会同财务部负责人审核,分管校领导审批后发放。
(二)校外人员劳务费的发放,由业务部门填写发放清册,由业务部门负责人会同财务部负责人审签,金额超过部门负责人审批权限的,由业务部门负责人会同财务部负责人审核,校领导审签。
(三)如果采用现金发放,接受人应在清册上签名。
第十六条 学生奖助学金的发放
(一)学生奖助学金由学生管理部门根据有关规定编制发放清册,经学生管理部门负责人会同财务部负责人审核,由校领导审批。
(二)学生奖学金以银行转账方式汇入学生本人账户,不直接发放现金,也不得汇入他人账户。

第五章 专项经费的报销

第十七条 因公出国(境)经费的报销

(一) 因公出国(境)人员境内费用按出差报销标准报销;在境外费用开支标准参照国家有关标准执行:境外停留90天以内(含)参照财政部颁发和更新的《因公临时出国人员费用开支标准和管理办法》执行,停留90天以上的,参照财政部颁发和更新的《中长期出国(境)培训人员费用开支标准》执行。
(二) 因公出国(境)人员境外住宿和交通费用凭据报销,伙食费、公杂费等包干使用,费用标准参照财政部“因公出国费用标准”计算),经由市财政部门审核经费的,以市财政局核定金额为准,出国签证费、防疫费用、国际会议注册费等凭有效原始票据据实报销,原则上不再报销个人境外其他开支。
(三) 出访人员应严格按照批准路线出访,批准路线以外产生的费用不予报销。
(四) 因公出国人员报销天数必须以任务批件或《温州肯恩大学出国任务登记表》上注明的期限为限,超出期限费用不予报销,不足期限以实际天数报销。因特殊情况延期者须提供相应审批资料。
(五)预付购汇支出的,应提供出国(境)任务批件复印件和市财政局批汇文件。
(六)预付出国(境)旅费的,应提供任务批件复印件、航班报价、食宿行安排合同和付款通知书等资料。
(七)报销境外费用应提供以下材料:
1. 省、市人民政府出具的因公出国(境)任务批件复印件或国台办赴台任务批件复印件;
2. 出访日程安排;
3. 市财政局出具的出国用汇核销单据;
4. 境外住宿原始发票复印件;
5. 国际航班发票;
6. 外汇兑换水单和手续费单据(如有购汇)。
(八) 因公出国(境)的境外费用按兑换水单的汇率折算人民币报销和记账;如无兑换水单的,根据出国(境)首日银行汇率(中间价)折算人民币报销和记账。
(九) 因公出国(境)机票应由学校订购,通过学校账户转账结算。

第十八条 教职工学习、培训费用的报销
(一)学校派遣参加国内非学历学习、培训的费用报销须附有经分管领导审批的申请资料及相关的学习、培训通知以及学校培训管理制度规定的其他资料。
(二)经学校批准脱产参加学历教育期间,不报销住宿费,不发放伙食补助和公杂费,取得学历学位后,按学校相关规定给予一次性资助。
(三)经学校批准参加境外短期学习、培训的人员,往返交通费和境外住宿费、伙食费、公杂费及其他费用按临时因公出国费用报销要求处理,培训费、资料费等相关费用根据《浙江省因公短期出国培训经费管理规定》(浙财行〔2014〕31号)处理。

第十九条 购置低值耐用品、固定资产的费用报销

(一)低值耐用品指单价在200元以上(含200元)但又达不到固定资产标准的,使用年限在一年以上并在使用中保持原有物质形态的物品。固定资产是指使用年限在一年以上并在使用中保持原有物质形态,单价在1000元以上(含1000元)的一般设备和单价在1500元以上(含1500元)的专用设备。图书馆购置的馆藏图书作为固定资产管理。
(二)低值耐用品和固定资产办理验收入库手续后,凭入库单和经审签的发票报销。
(三)购置单价或批量汇总金额2万元以上(含)的物资,须签订购货合同,报销时须附购货合同。

第二十条 建设工程经费的报销

(一)校园基建项目经费在校园基建专户内列支,经费报销审批按学校财务审批办法规定的权限执行,各级审批人名单及签字样本应报财务部备案。
(二)不纳入学校基建账户核算的零星基建工程项目,应签订合同,在合同中明确质保金条款。预支工程款时,应提供合同、工程预算书以及合同约定的其他相关资料;工程竣工验收后报销工程费用时,应提供由校领导审签的的工程结算书、发票、验收资料。合同金额为5万元以上的,工程结算书须经有资质单位审价。
(三)达到政府采购标准的基建工程项目应按照市政府相关规定和程序办理。

第二十一条 会议费用的报销

会议费用报销时,须提供与会人员签到表、会议通知和会议预算。

第二十二条 其他专项经费的报销

(一)其他专项经费指除上述专项以外、列入当年预算内的专项业务经费。
(二) 其他专项经费报销时,须提供已审签的原始凭证,按规定应签订合同的须提供合同,并根据需要提供其他可证明业务活动真实性的相关资料。

第六章 各类退款、暂付款的办理

第二十三条 各类退款的办理

(一)学生退学费、住宿费和代管费,凭教务部审批的学籍变动申请及各项费用结算清单办理。
(二)各类押金、保证金的退还,对方须退回原收据,无法退还原收据的,须出具对方单位正式的收款收据,收据注明退款内容。原以转账方式收取的押金、保证金退还时须采用转账方式支付。

第二十四条 暂付款的办理

(一)暂付款的经办人必须是本校教职工。
(二)购买商品劳务如需预领暂付款,转账结算金额起点以下的零星支付,可以暂付现金,超过结算起点的原则上直接转账到商品劳务提供方。如是个人预支,则收款人需与经办人一致。
(三)线下办理暂付款,经办人须填写表D《温州肯恩大学暂付款凭证》,;线上办理暂付款,经办人须进入“个人预支”或“预付供应商”模块填写。暂付款的办理须附能证实预期交易的文件资料,并由审批人审签。(四)申请暂付款应说明经费来源。暂付款审批人原则上不得审批无预算或超预算的暂付款。
(五)校园建设基建项目的工程款、设计费、监理费等预付款,须凭相关合同及合同约定的其他资料等办理,同时第一次付款应提供相应的合同复印件(签订的合同各要素应齐备)、招标文件、施工或监理中标通知书及开工令等资料。
(六)暂付款应及时核销,必须按预支用途使用,不得挪作他用或私用。

第七章 财务结算方式的有关要求

第二十五条 财务结算包括现金结算、转账结算两种付款方式。现金支票等同现金结算;转账结算包括电汇、信汇、转账支票、POS刷卡等支付方式。

第二十六条 除下列情况可以采用现金支付方式外,其余结算应采用银行转账方式支付。

1.教职工工资、津贴;
2.个人劳务报酬包括教师酬金、劳务费、稿酬、外聘人员酬金等;
3.根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金,学生奖学金、勤工助学劳务费、生活困难补助等;
4.各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出;
5.向个人收购农副产品和其他物资的价款;
6.单笔2000元以下的零星开支(同天、同地点、连号的票据视同一笔业务);
7.出差人员必须随身携带的差旅费;
8.中国人民银行规定需要支付现金的其他支出。

第二十七条 采用银行转账结算方式的,须准确提供收款人的开户银行、账号及名称。

第二十八条 我校转账结算起点为人民币2000元。原则上,达到结算起点的采购均应直接转账到销售方银行账户;确因特殊情况无法实现银行转账且金额不超过5000元的,可先由学校员工以个人网银交易或刷卡方式先行支付,再凭发票和网银支付记录/POS刷卡回单等足以证明交易真实性的资料报销。打印在光敏纸或热敏纸上的POS刷卡小票在提交报销时应复印到A4纸张上,以防日久褪色。购买只能以信用卡形式支付的在线资源,金额又超过5000元的,经校领导书面批准可以凭发票和网银支付记录报销。

附件:财务报销暂行规定2016年修订